Administratívny pracovník

Zručnosti administratívneho asistenta, tu sú niektoré z najbežnejších zručností, na ktoré sa administratívni asistenti spoliehajú pri svojej každodennej práci:

A) Komunikácia
Administratívni asistenti pravidelne komunikujú s manažérmi, spolupracovníkmi a klientmi. Môžu odpovedať na telefóny, odpovedať na e-maily, zúčastňovať sa stretnutí a robiť si poznámky. Tieto a ďalšie úlohy si vyžadujú silné verbálne a písomné komunikačné schopnosti. Administratívni asistenti sú schopní počúvať ostatných a zapamätať si kľúčové informácie.

B) Spracovanie textu
Vytváranie dokumentov je spoločnou zodpovednosťou administratívnych asistentov. Na tento účel sa zvyčajne spoliehajú na softvér na spracovanie textu. Administratívni asistenti sú silní pisári a vedia, ako využívať rôzne nástroje v aplikáciách na spracovanie textu. Administratívny asistent si môže napríklad robiť poznámky počas stretnutia a potom poslať kópiu všetkým účastníkom stretnutia.

C) Organizácia
Administratívni asistenti pomáhajú manažérom udržiavať poriadok. Plánujú stretnutia, organizujú dokumenty, pripravujú prezentačné materiály a pomáhajú manažérom zapamätať si dôležité informácie. Aby administratívni asistenti čo najefektívnejšie pomohli manažmentu, spoliehajú sa na silné organizačné schopnosti. Udržujú svoj pracovný priestor čistý a organizovaný, majú systém na ukladanie dôležitých dokumentov a vedia používať rôzne softvérové ​​aplikácie, ako napríklad zdieľané kalendáre.

D) Time management
Administratívni asistenti vedia, ako uprednostniť dôležité úlohy a zabezpečiť, aby mali dostatok času na dokončenie všetkých svojich úloh. Je dôležité, aby administratívni asistenti mali silné zručnosti v oblasti riadenia času, pretože manažment sa spolieha na to, že budú pripravení včas. Administratívni asistenti tiež pomáhajú manažérom s riadením času, pomáhajú im vytvárať udržateľné plány a nastavovať agendy na daný deň.

E) Ciele a účel:
Účelom tohto kurzu je naučiť študentov, ako rozvíjať techniky riadenia času, preukázať komunikačné zručnosti a identifikovať základné zručnosti administratívneho pracovníka.

F) Výsledky vzdelávania:
1. Preskúmajte vstup na trh práce
2. Naučte sa, ako sa stať profesionálom
3. Naučte sa, ako sa riadiť a organizovať
4. Pochopte tím na pracovisku
5. Rozvinúť zameranie na zákazníka
6. Zopakujte si, ako komunikovať s technológiou
7. Plánujte stretnutia a podujatia
8. Naučte sa spravovať fyzické záznamy
9. Naučte sa spravovať elektronické záznamy a poštu
10. Koordinujte služobné cesty

G) Špecifické ciele kurzu:
1. Naučte sa, ako sa stať profesionálom
a. Popíšte vlastnosti, ktoré robia pracovníka profesionálom
b. Vysvetlite, prečo sú zručnosti kritického myslenia, rozhodovania a riešenia problémov nevyhnutné
pre administratívneho pracovníka.
c. Popíšte, ako na vás vplývajú faktory ako vzhľad, komunikácia a tímová práca a profesionálny imidž.
d. Popíšte dôležitosť dodržiavania obchodnej etikety.

2. Riadenie a organizovanie seba samého
a. Vysvetlite kroky na stanovenie a splnenie cieľov a priorít.
b. Popíšte stratégie a nástroje na organizáciu vašej pracovnej oblasti.
c. Identifikujte zručnosti riadenia života, ktoré zlepšujú pracovný výkon.

3. Pochopenie tímu na pracovisku.
a. Popíšte výhody tímov a identifikujte bežné typy tímov na pracovisku.
b. Opíšte a precvičte si všeobecný proces, ktorým tímy fungujú.
c. Popíšte a využite vlastnosti a zručnosti na to, aby ste boli efektívnym členom tímu, podporovateľom alebo vodca.
d. Vymenujte vlastnosti efektívnych tímov a identifikujte tímové výzvy.

4. Rozvoj zamerania na zákazníka.
a. Definujte zameranie na zákazníka a vysvetlite rozdiely medzi externými a internými zákazníkmi.
b. Popíšte stratégie rozvoja zamerania na zákazníka.
c. Rozvíjajte zručnosti na poskytovanie efektívnych služieb zákazníkom.
d. Popíšte, ako zvládnuť zložité situácie v oblasti služieb zákazníkom.

5. Komunikácia s technológiou
a. Vysvetlite hodnotu globálnych komunikačných nástrojov.
b. Popíšte nástroje a metódy používané na spoluprácu na pracovisku.
c. Popíšte efektívne techniky telefonickej komunikácie.
d. Identifikujte bezpečnostné problémy a riešenia na ochranu počítačových údajov.

6. Plánovanie stretnutí a podujatí.
a. Identifikujte typy obchodných stretnutí.
b. Identifikujte vhodné formáty stretnutí pre rôzne situácie.
c. Popíšte povinnosti vedúcich pracovníkov, vedúcich a iných účastníkov za stretnutia.
d. Kompletné povinnosti pre administratívneho asistenta, ktoré súvisia so stretnutiami.
e. Kompletné povinnosti súvisiace s konferenciami.

7. Správa fyzických záznamov.
a. Identifikujte dôvody, prečo sú záznamy cenné.
b. Popíšte spotrebný materiál, vybavenie a médiá pre fyzické záznamy.
c. Popíšte typy úložných systémov.
d. Aplikujte postupy archivácie fyzických záznamov.
e. Opíšte postupy uchovávania záznamov.

8. Správa elektronických záznamov a pošty.
a. Opíšte postupy pre správu elektronických záznamov.
b. Efektívne pripravte odchádzajúcu poštu.
c. Identifikujte spôsoby odosielania odchádzajúcej pošty.
d. Popíšte spôsoby efektívneho spracovania prichádzajúcej pošty.
e. Popíšte, ako sa kancelárske tlačiarne a kopírky používajú pri spracovaní dokumentov a záznamov.

9. Koordinácia služobných ciest.
a. Naplánujte si vnútroštátne cestovné opatrenia.
b. Naplánujte si medzinárodné cestovanie.
c. Preskúmajte obchodné zvyky súvisiace s medzinárodným cestovaním.
d. Diskutujte a aplikujte organizačné cestovné postupy.

H) Obsah kurzu:
Študenti vo všetkých sekciách tohto kurzu budú musieť urobiť nasledovné:
1. Študenti budú počas semestra odovzdávať úlohy, vrátane kvízov a vyhľadávacích testov na základe obsahu kurzu uvedeného v danej úlohe.
2. Študenti sa budú zúčastňovať online diskusií a skupinových projektov podľa zadania.
3. Študenti absolvujú online skúšky vrátane záverečnej skúšky, ktorá preverí ich znalosti administratívne odborné postupy.

➡ Profil absolventa:
Absolvent získa zručnosti administratívneho asistenta – komunikačné, organizačné, riadiace, technické (spracovanie textu, plánovanie stretnutí, správa dokumentov, komunikácia s klientmi a tímom). Dokáže samostatne vykonávať administratívne a organizačné úlohy v kancelárii.

➡ Metódy vzdelávania:
Výučba prebieha prostredníctvom online úloh, testov, diskusií, skupinových projektov a praktických cvičení, ktoré overujú zvládnutie tém ako komunikácia, riadenie času, plánovanie či správa dokumentov.

➡ Forma vzdelávania:
Kurz je poskytovaný prezenčne v Banskej Bystrici alebo online (dištančne).

➡ Metódy hodnotenia:
Študenti sú hodnotení na základe:
odovzdávaných úloh,
kvízov a testov,
účasti na online diskusiách,
skupinových projektov,
záverečnej skúšky.

➡ Vstupné požiadavky:
Kurz je určený pre záujemcov o administratívu, manažment a kancelárske zručnosti.

Sú vzdelávacie programy opísané formou vzdelávacích výstupov?
Vzdelávacie výstupy sú jasne definované v časti F – Výsledky vzdelávania a G – Špecifické ciele kurzu.

Študent po absolvovaní kurzu dokáže:
komunikovať profesionálne v pracovnom prostredí,
riadiť svoj čas a pracovné úlohy,
efektívne pracovať v tíme,
zamerať sa na potreby zákazníka,
plánovať stretnutia,
spravovať fyzické aj elektronické dokumenty,
koordinovať služobné cesty,
využívať technológie pri komunikácii.